Как рассчитать тираж мерча для мероприятия: сколько изделий заказывать и какой запас заложить

Мерч для мероприятия лучше рассчитывать не по принципу «закажем столько же вещей, сколько будет гостей». На практике часть изделий понадобится команде и спикерам, кто-то может выбрать другой размер, количество участников изменится, а несколько вещей стоит оставить на замену или после события.

Поэтому правильный тираж мерча складывается из трех частей: планового количества получателей, размерного распределения и резерва. Чем точнее эти данные собраны до запуска производства, тем меньше риск получить нехватку популярных размеров или, наоборот, несколько коробок невостребованных вещей.

ТЕХНИКУМ

С чего начинать расчет тиража

Первый шаг - определить, кому именно будет выдаваться мерч.
В общий расчет могут входить:

зарегистрированные участники;
гости мероприятия;
сотрудники организатора;
спикеры;
партнеры;
приглашенные клиенты;
представители СМИ;
техническая команда;
VIP-гости.

Не всегда всем этим группам нужен одинаковый мерч. Например, участникам можно подготовить футболки, спикерам и партнерам - отдельный вариант худи или свитшота, а для массовой раздачи использовать аксессуары.
Поэтому сначала лучше разделить аудиторию на группы и только после этого считать тираж по каждой позиции.

ТЕХНИКУМ

Базовая формула расчета

Самый простой принцип выглядит так:
плановое количество получателей + резерв = необходимый тираж.

Но резерв зависит от того, насколько точно известна аудитория.
Если мероприятие закрытое, регистрация завершена и размеры собраны заранее, обычно достаточно небольшого запаса.

Если регистрация продолжается, часть гостей может прийти без предварительного подтверждения или мерч планируется раздавать свободно, резерв стоит увеличить.
Практически лучше не пытаться определить одну универсальную цифру для всех мероприятий. Для закрытого события с точным списком участников и для большого фестиваля условия совершенно разные.

ТЕХНИКУМ

Какой запас мерча предусмотреть

В качестве рабочего ориентира можно использовать несколько сценариев.

Закрытое мероприятие с подтвержденным списком гостей.
Если количество участников и размеры известны, можно заложить небольшой резерв - прежде всего на замену размера и дополнительные выдачи.

Конференция или форум с регистрацией.
Стоит учитывать тех, кто зарегистрируется ближе к дате, а также партнеров, спикеров и организаторов, которые могли не попасть в исходный список.

Открытое мероприятие, фестиваль или массовая акция.
Здесь прогноз менее точный, поэтому резерв нужен больше. Кроме того, имеет смысл часть мерча делать без привязки к размерной сетке - например, использовать шопперы, кепки или другие аксессуары.

Главное - считать запас отдельно, а не случайно увеличивать весь заказ. Тогда понятно, для чего предназначены дополнительные изделия.

ТЕХНИКУМ

Почему нельзя забывать о размерной сетке

При заказе футболок, худи, свитшотов или поло недостаточно определить только общее количество. Нужно понять, сколько изделий потребуется каждого размера.

Лучший источник информации - сами участники. Если мероприятие проводится по регистрации, размер можно добавить отдельным полем в форму.

Это особенно удобно, если мерч является частью билета, welcome-набора или подарка конкретному человеку.

Если собрать размеры заранее невозможно, можно ориентироваться на данные прошлых мероприятий или историю предыдущих заказов. Универсального распределения размеров для любой аудитории не существует: оно зависит от состава участников, модели и посадки изделия.

Поэтому механически заказывать одинаковое количество S, M, L и XL обычно не стоит.

Оверсайз упрощает работу с размерами, но не отменяет ее

Для мероприятий часто выбирают оверсайз-футболки. Свободная посадка действительно дает больше гибкости: небольшая разница в размере не так критична, как у приталенной модели.

Но это не значит, что можно заказать один размер на всех.

Оверсайз должен быть заложен в лекале, а размерная сетка все равно должна соответствовать аудитории. Человеку должно быть комфортно носить вещь и после мероприятия - иначе мерч быстро перестанет работать.

ТЕХНИКУМ

Считать ли мерч для организаторов отдельно

Да. Мерч для команды лучше выделять в отдельную часть тиража.
Организаторы, волонтеры, спикеры и техническая команда могут получить тот же дизайн, что и участники, либо отдельную версию. Например:

другой цвет;
дополнительную надпись;
отдельный принт;
вышивку;
обозначение роли;
специальный элемент коллекции.

Такой тираж лучше определить заранее, чтобы в день мероприятия не забирать необходимые размеры из запаса для гостей.

ТЕХНИКУМ

Как рассчитать тираж для партнеров и VIP-гостей

Если мерч готовится для партнеров, спикеров или приглашенных гостей, лучше не оставлять эти изделия в общем пуле.

Во-первых, может отличаться сама комплектация. Во-вторых, особенно важно попасть в размер. В-третьих, такой мерч часто выдается персонально.
Поэтому для каждой отдельной группы стоит составить список получателей и зафиксировать, что именно входит в комплект.

Это особенно важно, если используется более дорогой формат: худи, свитшот, лимитированная футболка или набор из нескольких предметов.

ТЕХНИКУМ

Один предмет или комплект: как это влияет на тираж

Если участник получает один предмет, расчет относительно простой.
Если планируется набор, например:

футболка + шоппер;
худи + кепка;
футболка + аксессуар;
свитшот + дополнительный текстильный предмет,

тираж каждой позиции нужно считать отдельно.
Не обязательно делать одинаковое количество всех элементов. Например, футболку можно подготовить для зарегистрированных участников, а шопперы - для всех гостей события.
Так бюджет используется рациональнее.

ТЕХНИКУМ

Что делать, если точное количество гостей неизвестно

В этом случае не стоит переносить всю неопределенность на одежду.

Можно разделить мерч на две категории:

Основной мерч с размерами - для заранее зарегистрированных участников, партнеров и специальных гостей.

Универсальный мерч - для дополнительной аудитории. Это могут быть шопперы, кепки и другие аксессуары, где размер не является критичным.

Так организатор снижает риск остаться с большим количеством невостребованных футболок определенного размера.

ТЕХНИКУМ

Стоит ли оставлять мерч после мероприятия

Небольшой остаток может быть полезен.
Он пригодится:

для подарков партнерам;
для съемок и контента;
для новых членов команды;
для розыгрышей;
для отправки тем, кто не смог присутствовать;
для архива бренда;
для последующих коммуникаций вокруг мероприятия.

Но намеренно создавать большой остаток обычно нет смысла. Если речь не идет о коллекции, которую планируется продавать или использовать дальше, задача расчета - максимально приблизить тираж к реальному спросу.

ТЕХНИКУМ

Что зафиксировать перед запуском производства

Перед подтверждением тиража полезно проверить:

количество участников;
отдельный список команды;
количество спикеров и партнеров;
размерную сетку;
модель изделия;
посадку;
резерв;
количество универсальных аксессуаров;
состав отдельных наборов;
сроки выдачи;
необходимость дополнительной упаковки.

После этого расчет становится гораздо точнее.

ТЕХНИКУМ

Как Техникум помогает подготовить тираж

При расчете важно учитывать не только количество, но и саму модель, посадку, размерную сетку и технологию брендирования. Техникум - швейно-печатное производство с 2007 года. В работе используются ткани высокого класса, доступны разные варианты брендирования, а в базе более 500 собственных лекал.

У компании есть необходимые сертификаты, изделия сохраняют цвет и по ряду позиций рассчитаны на износостойкость до 3 лет.

Вывод

Тираж мерча для мероприятия нужно рассчитывать не только по количеству гостей. Важно отдельно учесть команду, партнеров и спикеров, собрать размерную сетку и предусмотреть разумный резерв.

Если аудитория известна заранее, размеры лучше получить еще на этапе регистрации. Если количество участников сложно спрогнозировать, часть мерча можно заменить универсальными аксессуарами.

Так заказ получается точнее, а после мероприятия не остается большое количество случайных размеров и невостребованных изделий.

ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ

Сколько мерча заказывать на мероприятие?
Ориентироваться нужно на количество получателей, отдельный мерч для команды и партнеров, размерную сетку и резерв.
Универсального коэффициента нет: закрытое мероприятие и открытый фестиваль требуют разного подхода.

Какой запас мерча нужно заложить?
Запас зависит от точности списка участников. Чем меньше определенности по количеству гостей и размерам, тем больше должен быть резерв.

Как определить размеры футболок для мероприятия?
Лучше всего собрать размеры при регистрации. Если это невозможно, можно использовать данные прошлых мероприятий и выбирать модели с более универсальной посадкой.

Нужно ли отдельно считать мерч для команды?
Да. Мерч для организаторов, спикеров, волонтеров и партнеров лучше выделять отдельным тиражом, чтобы он не уменьшал запас для участников.

Что делать, если заранее неизвестно количество гостей?
Можно подготовить одежду для зарегистрированных участников, а для дополнительной аудитории использовать мерч без размерной сетки - например, шопперы или другие аксессуары.

РАССЧИТАТЬ ЗАКАЗ

Нажимая «Рассчитать заказ», я принимаю условия Пользовательского соглашения ООО «Директ Лайн»